Colaborar en Excel (2003,2007 & 2010)

Parece mentira lo que da un fichero con celdas, filas y columnas. Pero la verdad es que lo usamos para muchas cosas. Y, hasta hace poco, si lo usábamos en una empresa,  nos encontrábamos con el mensaje “el usuario xxx tiene abierto el fichero, ¿quiere abrirlo en modo lectura?” (o algo parecido).
Luego vino Google e introdujo la maravillosa opción de usar, en los excel de Google Docs, el mismo fichero a la vez. Pero no era muy compatible con Office. Después ideó Cloud Connect con el que podemos trabajar desde nuestro Office del ordenador y guardar el documento en la nube, colaborando entre varios.

Pero Office no se ha quedado atrás y desde el 2003 (mejorado en el 2007) permite compartir un ficehro de Excel entre varios usuarios.  Esto, si lo unimos con un disco WebDav (en Internet tipo Dropbox o similar) o un servidor remoto se vuelve una opción muy interesante para colaborar. Pinchando en la imagen os lleva al documento de Office sobre cómo habilitarlo (ENG) en 2007, aquí en 2010. En 2003 we a Herramientas>Compartir>Libro.

Eso si, unas notas 1) No es compatible entre versiones. 2) En 2003 yo no me fiaría mucho 3) Si sale un aviso antes hay que quitar una opción en Opciones de Office, Privacidad (te lo indica). 4) Siempre tener una copia de seguridad del fichero…no me fiaría 100% porque en Internet hay gente con problemas de perder datos (Google parece que ha trabajado más sobre eso).  5) En el documento al que enlaza la imagen se ve que estos libros no admiten ciertas funciones.

It is amazing how a file which consists of simple cells with rows and columns can be so useful and used for so many purposes. However, it did have a major drawback: sharing files. Once you worked in an enterprise environment you found yourself with messages like “file has been opened by xxx, do you want to open it a read only?”.

Then google offered us the chance to modify excel files on their Google Docs by several users at the same time. But it wasn´t really very compatible with Office. Then they solved this with Google Cloud Connect.
Microsft has been working on this too and, since the 2003 version they offer to share workbooks. On Office 2003 go to  Tools > Share > Workbook on 2010  check this and for 2007 click on the image above.

This allows us to modify a workbook by several users at the same time. However:

1) It is not compatible between versions, 2) I wouldn´t use it much in 2003, 3) You might get a warning whne trying to share in 2007, follow the steps to remove some privete data option, 4) Backup your data…there are complains about loosing some changes. And do tests before using it for production. 5) You can check, clicking on the image, that some funcitions are not available on these workbooks.


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